Únete a Nosotros

Funciones del Puesto

1. Recibir solicitudes de bienes y servicios analizándolas, con el fin de determinar el tipo de contratación que requiere.

2. Dirigir el tipo de contratación que se debe realizar, dependiendo del monto, para así determinar el procedimiento a seguir.

3. Recibir las ofertas, ya sea personal, por fax o correo electrónico, con el fin de analizar las mismas y ver si se ajustan a las necesidades y estándares de calidad y precio establecidos por el Colegio.

4. Realizar los cuadros comparativos, analizándolos, con el propósito de determinar cuál es la mejor alternativa que se debe seleccionar.

5. Entregar el expediente al Departamento Financiero, a fin de aprobar el contenido presupuestario y respaldar el proceso de contratación.

6. Revisar las órdenes de compra, analizándolas contra la oferta presente, para proporcionar un documento que la avale, respaldado por las firmas de Asesoría Legal, cuando corresponda, y del Director Ejecutivo.

7. Analizar las ofertas que llegan al Colegio, verificando que cumplan con todos los requerimientos establecidos, a fin de equipararlas en igualdad de condiciones.

8. Elaborar carteles de contratación, siguiendo los lineamientos establecidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, a fin de entregarlas posteriormente a los diferentes proveedores.

9. Establecer reuniones cuando sea requerido, para conocer especificaciones técnicas que sirvan de insumo para la elaboración de los carteles.

10. Analizar y segregar pagos departamentales mensualmente del recibo telefónico digital de la Institución, para enviar a Contabilidad su respectivo pago.

11. Enviar el reporte mensual a la Dirección Ejecutiva, basado en llamadas telefónicas de cada uno de las extensiones existentes en el Colegio, para el control respectivo.

12. Programar las compras de inventario, con el propósito de proveer a la Bodega de los materiales y suministros necesarios para el consumo.

13. Revisar los reportes y liquidaciones de Bodega, comparándolos con la documentación adjunta, para emitir y entregar los informes a Contabilidad y a la Dirección Ejecutiva.

14. Revisar las invitaciones a participar, con el propósito de verificar se ajusten a las especificaciones solicitadas y que todos los oferentes tengan igualdad de condiciones.

15. Coordinar las labores de construcción y mantenimiento con quien corresponda, analizando el tipo de labor que se debe efectuar, con el propósito de adquirir los suministros necesarios para su ejecución.

16. Revisar el reporte de facturas que se envían a Contabilidad, para su cancelación.

17. Coordinar reuniones con los Proveedores para escuchar sobre mejores alternativas de bienes y suministros o para analizar ofertas.

18. Dar instrucciones para la devolución de garantías de participación y cumplimiento.

Requisitos del Puesto

Licenciatura en Administración de Empresas o Licenciatura en Derecho, con experiencia en prácticas administrativas, análisis de ofertas, cuadros comparativos y recomendaciones de adjudicación de ofertas

Experiencia Deseada

Cuatro años en labores similares

Habilidades Deseadas

• Conocimientos intermedios del idioma Inglés
• Conocimientos legales y contables
• Conocimientos amplios de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
• Conocimientos en el manejo de paquetes de cómputo
• Experiencia en el manejo de bodegas
• Experiencia en manejo de personal

Competencias personales

• Honradez
• Confiabilidad
• Iniciativa
• Planeamiento y Organización
• Excelente trato al cliente
• Trabajo en Equipo
• Liderazgo
• Capacidad Analítica

Funciones del Puesto

1. Atender a los miembros de las comisiones en cuanto a sus necesidades de carácter secretarial, en forma eficiente y oportuna.

2. Convocar a los miembros de la Comisión a reuniones de la misma, preparando la agenda respectiva, equipos y otros que sean requeridos para la ejecución de la misma.

3. Tomar el acta, gravar acuerdos y otros, transcribirlos y enviarlos a los miembros.

4. Revisar y corregir, junto con el coordinador de cada Comisión, las actas, acuerdos, avisos, memos y cartas que se deben distribuir a otros departamentos, elaborando los documentos y trasladándolo para su revisión.

5. Enviar acuerdos y cualquier otra correspondencia que le sea solicitada por los miembros de la Comisión, a quien corresponda.

6. Digitar todo tipo de documentos, archivar, dar seguimiento, llevar registros, controles, recibir y realizar llamadas, recibir y enviar faxes, correos y realizar cualquier otra labor de carácter secretarial o afín que le sea solicitada.

7. Apoyar en la preparación y lógística de congresos, actividades y otros eventos en que le sea solicitada su colaboración.

8. Realizar otras labores como búsqueda de datos e investigación de temas requeridos por las Comisiones, confección de invitaciones, programas y brochures para actividades organizadas por cada grupo.

Nota: El tiempo de contratación es por tiempo determinado inicialmente de tres meses, con posibilidad de prorrogar el contrato

Requisitos del Puesto

Técnico en Secretariado

• Conocimientos en el manejo de paquetes de cómputo
• Conocimientos básicos del idioma inglés
• Excelente redacción y ortografía
• Conocimiento en elaboración de actas
• Discreción

Experiencia Deseada

Dos años en labores similares

Habilidades Deseadas

• Administración del tiempo
• Identificación con el Colegio
• Búsqueda de Información
• Planeamiento y Organización
• Orientación a Resultados
• Comunicación
• Relación con el (la) Cliente (a)
• Trabajo en Equipo