Las sociedades como entes jurídicos y no físicos tienen que ejecutar sus decisiones por medio de personas físicas que son el instrumento para lograr la consecución del objeto y los fines de estas. Esto varía de acuerdo a la naturaleza de cada una .

En el caso de las sociedades anónimas, la administración se le concede al Consejo de Administración o Junta Directiva que es un órgano colegiado. También conforme lo disponga sus estatutos se pueden otorgar cualquier clase de poderes para actuar en representación de esa sociedad conforme el mismo poder lo haya dispuesto.

Este consejo de administración o Junta Directiva es un órgano subordinado de la Asamblea de Accionistas que es el órgano soberano y por lo tanto supremo de la sociedad. Este tiene las funciones ejecutivas actuando de órgano de enlace entre la empresa y la junta de accionistas.

De acuerdo a nuestro Código de Comercio, artìculo182, la administración le corresponde al presidente, pero de acuerdo los estatutos pueden designar a otras personas de este Consejo de Administración y especificar la forma en que lo ejercen. Como puede verse, la representación para el presidente ha sido impuesta sin más por una imperativa norma sustancial. Esto significa que los presidentes de la sociedades anónimas no pueden rehuir a las funciones de representación del ente, ni siquiera por vía contractual se le puede restringir esa obligación.

El representante de una sociedad está inhibido para actuar sin limites ya que sus poderes tienen un freno pues su función es ejecutar los acuerdos tomados por la Asamblea de Accionistas o por el Consejo Administración y cumplir el objeto de la sociedad. Su función se ciñe en cumplir la voluntad social que ha sido previamente determinada en la naturaleza de la misma.

Por más que se le otorgue a un administrador facultades de apoderado generalísimo sin limitación de suma, este tiene limitaciones lógicas y no le da poder para actuar y disponer del patrimonio de esta y realizar actos "notoriamente extraños al objeto social", como lo llaman otras legislaciones. En nuestra legislación, más específicamente en el párrafo tercero del artículo 189 de nuestro código de comercio, se le llama, "notoriamente ilegales " .Esto es una limitación objetiva y la responsabilidad por ese acto es también oponible a terceros cuando haya sido evidente su conocimiento y es a todas luces lógico y visible que el negocio que se está realizando es un acto extraño y no hay beneficio para esta.

Todas las sociedades tienen fines de lucro por lo que cualquier acto gratuito es nulo. Las sociedades no pueden tener por objeto realizar esta clase de actos, pues para eso existen las asociaciones, no obstante en ciertos casos, cuando exista un interés especial, se puede realizar un acto gratuito, como por ejemplo, la donación que haga una sociedad a una asociación que por ley se exonere del pago de la renta, siempre y cuando guarde relación con la dimensión y patrimonio de esta, no obstante en este caso necesitaría aprobación de Asamblea General. Otro caso es el acto de obsequiar bienes o servicios de esa empresa, como propósito de mercadeo. También otro género de actos pueden ser , ciertos beneficios a funcionarios, empleados, otorgamiento de prestaciones sociales, subsidios para escolaridad, guarderías. En todos estos actos hay vinculación con la consecución del objeto social., pues en el primer ejemplo, con esa donación el patrimonio de esta sociedad no se disminuye porque se deduce del pago de la renta, en el segundo porque si se muestra el producto y se prueba trae beneficios para la venta y el tercero porque al dar beneficios a los empleados esto hace que el ambiente laboral sea favorable para estos y por consiguiente para la empresa.

En el caso de otros actos, como las fianzas o avales, que son actos que benefician a terceros tienen otra particularidad, pues este contrato como accesorio, sigue la suerte de su principal como lo dice Arecha y García Cuerva en su libro "El aval". Esto significa que lo que primero debe de analizarse es cuál es el acto afianzado y su vinculación con el objeto social de la sociedad fiadora. Debe de aclararse que me refiero a los casos en que no se trate de una sociedad cuyo objeto esté el de otorgar fianzas y otras garantías como actividad. El administrador está inhibido de otorgar fianzas o avales, pues se estaría extralimitando en su poder, pues ya no sería un acto de administración sino un acto de disposición y por lo tanto un acto nulo. Para que el administrador de la sociedad pueda otorgar una fianza o un aval de una sociedad, necesita sin discusión una autorización del órgano superior, cual es la Asamblea de Accionistas y debe de haber una ganancia para esta.

Muy común en Costa Rica y que pasa desapercibido para muchos abogados y aún peor , para muchos Notarios que autorizan contratos de hipotecas con consentimiento en créditos en donde no hay beneficios para la sociedad propietaria del inmueble que consiente en la hipoteca . Ese consentimiento, no es un acto de administración y para realizarlo se necesita necesariamente autorización de Asamblea General y que en caso de darse, debe de haber una retribución por el acto, pues de lo contrario también sería nulo.

En estos casos no se puede alegar que estos actos no afectan a terceros, pues existe un principio constitucional que nadie puede alegar ignorancia a la ley.

Otros actos muy frecuentes en Costa Rica es la utilización de sociedades anónimas familiares que actúan como asociaciones benéficas de la familia, ya que son constituidas exclusivamente para inscribir los bienes que se adquieran para disposición y disfrute de esa familia, sin generar ningún ingreso para esta sociedad. Estos son actos nulos porque las sociedades tienen fines de lucro y aunque haya autorización de Asamblea General, si son gratuitos son nulos. Esto pasa desapercibido, incluso para nuestra Administración Tributaria.

Con lo anterior quiero explicar que la representación de una sociedad está únicamente otorgada para "ADMINISTRAR", lo que significa que todos los actos que se realicen serán para lograr el objetivo y los fines de estas. Como persona jurídica de comercio, estos actos deben de tener como fin el lucro. No se concibe un acto de esta sin la obtención de ganancias.

Todo acto donde el administrador comprometa la esencia de la sociedad debe de contar con la autorización de su superior jerárquico que como lo indiqué anteriormente es el soberano y el único capaz de tomar una decisión de esa índole pero con un fin comercial.

Como puede verse, el administrador de una sociedad tiene límites. Sus actos deben de ser actos de administración y jamás de disposición, pues serian actos nulos porque la esencia de su poder es exclusivamente para administrar.

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